We kennen het allemaal: een reeks e-mails, app-berichten of telefoontjes om een geschikt moment te vinden voor een afspraak. Het plannen ervan kost soms bijna meer tijd dan de ontmoeting zelf. Frustrerend! Hoe handig zou het zijn als jouw klanten zelf hun afspraak bij jou inplannen?! We vertellen je in dit blog waarom dat veel efficiënter is én waarom een online agenda cruciaal kan zijn om geen klanten mis te lopen. Bang dat je dan de controle verliest? No worries; met de juiste instellingen blijf jij baas over jouw agenda.
Afspraakplanning 2.0: Klantgerichtheid op z'n best!
Wanneer je klantcontact nodig hebt bij het maken van een afspraak, ben je altijd gebonden aan (vaste) werktijden en beperkte capaciteit. Dat kan betekenen dat jouw klanten alleen tijdens kantoor-uren contact kunnen opnemen om een afspraak met jou te maken. Zonde toch eigenlijk? Want juist dan is het grootste deel van je klanten zelf ook druk met hun eigen bezigheden. Stel je eens voor hoe handig het zou zijn als klanten op elk moment van de dag - 's avonds laat, vroeg in de ochtend of zelfs midden in de nacht - moeiteloos een afspraak met jou kunnen inplannen, zonder dat jij hier extra werk aan hebt.
We kunnen je verklappen: jouw klanten worden hier ontzettend blij van. Want zodra de afspraak is ingepland, kunnen ze deze van hun to-do lijst afstrepen. Jouw klant hoeft zich geen zorgen meer te maken over lange wachttijden aan de telefoon of eindeloze e-mails met verschillende datumopties.
Procesoptimalisatie?
Wie wil er nu niet efficiënter werken? Met online afspraaktools kun je precies dat bereiken. Het handmatig inplannen en beheren van afspraken kost veel tijd en moeite. Maar met een online agenda wordt dit proces geautomatiseerd, waardoor je kostbare tijd bespaart. Bovendien kun je met deze tools waardevolle gegevens en inzichten genereren, zoals trends in afspraken en demografische gegevens van je klanten. En omdat jouw klant de gegevens zelf invult, heb je kwalitatief écht goede data.
Verminder no-show!
Daar zit je dan, klaar voor de afspraak met je klant. Je hebt je netjes voorbereid en de koffie staat klaar. Maar dan begint het wachten. Eerst denk je nog dat de klant misschien wat vertraging heeft opgelopen door file of andere omstandigheden. Maar na een kwartier wordt het duidelijk dat de klant niet meer komt opdagen. Een no-show... frustrerend! Het kost je kostbare tijd zonder dat je er iets aan overhoudt.
Hoewel je het nooit helemaal kunt vermijden, kun je het aantal no-shows wel drastisch verminderen door gebruik te maken van de juiste tool voor het inplannen van online afspraken. Daarmee stuur je automatisch een afspraakbevestiging en -herinnering naar je klant. Zo krijgt de klant vlak voor de afspraak nog een laatste herinnering en kun je eventueel nog wat praktische informatie delen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar ook geld!
Hogere conversies door online afspraken
Stel je voor: jouw klant is druk bezig en heeft al drie verschillende websites bezocht. Nu is hij klaar om een afspraak te maken. Bij jouw concurrenten is dat een fluitje van een cent: gewoon even klikken en hop, daar staat de afspraak. Maar bij jou? Tja, bij jou moet hij een formulier invullen om de optie aan te vragen voor een afspraak. Het is geen hogere wiskunde om dan te bepalen wie het voordeel heeft...
Online afspraken maken met HubSpot
Voor het maken van online afspraken gebruiken wij HubSpot. Voor onszelf, maar ook voor verschillende van onze klanten. HubSpot biedt verschillende mogelijkheden voor personalisatie, planning, rapportage en opvolging via workflows, waardoor wij dit echt een onmisbare tool vinden. We zetten de voordelen voor je op een rijtje!
- Personalisatie Power: Voorzie de agenda van je eigen logo, bepaal de naam en omschrijving. Je kunt de agenda zelfs personaliseren op basis van jouw CRM data. Vervolgens bepaal je welke klantdata je wilt verzamelen in het formulier, zodat je vooraf precies de specifieke info krijgt die je nodig hebt.
- Perfecte Planning: Koppel jouw eigen online agenda met HubSpot en vul 'm aan met beschikbare tijden en dagen van die week. Bepaal hoe lang van tevoren afspraken ingepland mogen worden en hoeveel tijd je minimaal tussen losse afspraken wilt, zodat jouw dag wordt ingedeeld zoals jij 'm graag wilt hebben. Zo houd jij de controle over jouw dag. Wil je bijvoorbeeld liever niet dat afspraken last-minute worden ingepland, maar minimaal 1 dag tevoren (zodat jij even voorbereidingstijd hebt)? Geen probleem; dat stel je gewoon in. Wil je niet langer dan een maand vooruit plannen, omdat je de vrijheid wilt hebben om op redelijk korte termijn een vakantie te kunnen boeken? Ook dat stel je eenvoudig in in jouw agenda. Werk je met meerdere collega's? Maak dan gebruik van het Round Robin principe, waarbij HubSpot automatisch kijkt naar de eerst beschikbare medewerker.
4. Rapportage Ronde! Ben je al zo ver dat jouw agenda, maar misschien ook wel die van jouw collega's, goed worden gevuld? Duik dan eens in de dashboards van HubSpot. Op basis van verschillende factoren zie je precies bij wie de meetings worden ingepland, wanneer deze worden ingepland en wat de conversiefactor per agenda is. Zo kun jij jouw processen verder optimaliseren.
Is jouw interesse gewekt?
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Dan is dit de kans om zelf jouw meeting online bij ons in te plannen! Kun je meteen zien hoe handig dat werkt. We geven je graag een demo van de tool en denken met je mee bij het optimaliseren van je bedrijfsproces. Let's go!