Hoeveel tijd ben jij per dag kwijt aan het beantwoorden van e-mails? En jouw team? Wedden dat dat sneller kan? Veel van die e-mails kun je namelijk automatiseren. Je hebt vast van die e-mails die je, in aangepaste versies, meerdere keren per dag verstuurt. Offertes, reactie op een sollicitatie, uitleg over een retourprocedure, etc.
E-mailtemplates zijn dan echt een lifesaver. Of eigenlijk… timesaver. De tijd die het lezen van dit blog jou kost, heb je dus zó weer bespaard. We durven wel te zeggen: veel meer dan dat zelfs. Dus denk alvast eens na over wat jij met die vrije tijd gaat doen! Een rondje hardlopen, misschien. Of een paar fijne WebProfit blogs lezen? That’s up to you. Meteen zien hoe dat werkt? Bekijk dan onze video.
Waarom je e-mail templates wilt inzetten
Ze besparen je tijd. E-mail templates maken het een fluitje van een cent om e-mails te versturen. Je hoeft ze alleen maar aan te passen met je eigen content en je bent klaar om te gaan.
Jouw e-mails zien er altijd goed uit. E-mail templates zorgen ervoor dat je e-mails er altijd goed uitzien. Of je die e-mail nu zelf verstuurt, of het een nieuwe medewerker of stagiair(e) laat doen; de kwaliteit is geborgd. Dit is belangrijk voor je merkidentiteit en voor het creëren van een vertrouwde relatie met je ontvangers.
Jij stuurt altijd persoonlijke e-mails. E-mail templates zijn gemakkelijk te personaliseren met de naam en andere gegevens van de ontvanger. Zo maak je jouw e-mails persoonlijker en vergroot je de betrokkenheid van je ontvangers.
Veel gemaakte fouten met e-mail templates [met oplossingen]
E-mail templates zijn ontzettend handig. Eerlijk gezegd: wij zouden niet meer zonder willen. Maar let op; je moet het wel goed inzetten. We zetten veel gemaakte fouten even voor je op een rijtje, zodat jij ze niet (meer) hoeft te maken.
Fout 1: gebrek aan personalisatie. E-mailtemplates kunnen afstandelijk overkomen als ze niet zijn gepersonaliseerd. Vermijd generieke e-mails en probeer zoveel mogelijk relevante details toe te voegen. De oplossing: noem op zijn minst de naam van de ontvanger, maar als je nog meer persoonlijke, relevante gegevens kunt toevoegen is dat natuurlijk nog beter.
Fout 2: Te complexe ontwerpen. Ingewikkelde e-mail ontwerpen met veel afbeeldingen en ingewikkelde lay-outs kunnen problemen veroorzaken bij de weergave op verschillende apparaten en e-mailclients. De oplossing: keep it simple. Houd de lay-out eenvoudig en responsief. En test de weergave op verschillende apparaten!
Fout 3: Te veel tekst. Ook al hoef je de e-mails waar je een template voor maakt niet meer iedere keer opnieuw te schrijven; maak het niet te lang! Te lange e-mails worden in het algemeen niet zo goed gelezen. Ze schrikken af. De oplossing: houd de inhoud beknopt en richt je op de belangrijkste boodschap. Gebruik indien nodig koppelingen naar meer informatie.
Fout 4: Geen mobiele optimalisatie. Ai. Dat kan écht niet. Met zoveel mensen die hun e-mails op hun mobiele apparaten lezen, moet je ervoor zorgen dat je e-mailtemplates geoptimaliseerd zijn voor mobiele weergave. Je wilt tenslotte niet dat jouw boodschap verloren gaat!
Fout 5: Templates niet bijwerken. Na schrijven, schrappen en schaven heb je ein-de-lijk het perfecte template staan. Je gebruikt ‘m enthousiast. Maar na een paar maanden zie je opeens dat de informatie die erin staat, niet meer up-to-date is. Eeuwig zonde, want zo val je natuurlijk wel vlot door de mand bij jouw ontvangers. Zet dus op je takenlijst om jouw templates regelmatig even door te lopen. Of dat eens per week, per maand of nog minder vaak is, hangt af van jouw business natuurlijk, maar wij adviseren het minimaal eens per kwartaal even te doen.
Zelf aan de slag met e-mailtemplates
Begin met het verzamelen van je favoriete berichten voor sjablonen. Maak een lijst van de e-mails die je vaak verstuurt. Vergeet niet om je collega's erbij te betrekken; hoe meer ideeën, hoe beter!
Nu is het tijd om deze berichten in een document te gieten. Neem echt even de tijd om ze te finetunen, zodat ze he-le-maal passen bij de stijl en tone of voice van jouw organisatie. Vergeet daarbij de details niet: kleine dingen als spelling en grammatica hebben een grotere impact dan je denkt! Je bent op weg naar e-mails die niet alleen tijd besparen, maar ook nog eens indruk maken.
Tip!
Vind je dit lastig? Mis je inspiratie of wil je het bericht in een andere toon schrijven? Overweeg dan om AI-tools zoals ChatGPT of Bard om hulp te vragen. Je kunt bijvoorbeeld vragen stellen zoals:
- Schrijf deze tekst in een meer informele stijl.
- Herformuleer deze alinea voor een meer zakelijk publiek.
- Vul deze tekst verder aan voor een uitgebreider begrip.
E-mail templates instellen in jouw eigen e-mailprogramma
E-mail templates kun je in nagenoeg alle e-mailprogramma's gemakkelijk zelf instellen. Daarover is genoeg te vinden op Google (ook met handige video’s, trouwens), dus daar kom je vast wel uit.
Bekijk onze video: E-mail templates met superkrachten
Dat wij graag met HubSpot werken is voor jou, als je ons al wat langer volgt, vast geen verrassing meer. Ook als we het hebben over e-mail templates, heb jij, als je met HubSpot werkt, een dikke streep voor. Zo kun je namelijk sjablonen aanmaken die niet alleen direct de voornaam van de contactpersoon invoegen, maar ook de bedrijfsnaam van de contactpersoon in de e-mail, de datum van jullie laatste contact… you name it. Dat werkt zo gemakkelijk omdat HubSpot deze templates koppelt aan de informatie uit jouw CRM.
En het wordt nog beter… door jouw e-mails te koppelen aan het HubSpot CRM, staat alle communicatie met jouw klant op één plek. Dus pakt jouw collega het contact even over? Dan is die helemaal op de hoogte van wat er al besproken is. En… jouw collega kan, dankzij die mooie templates, in dezelfde stijl als jij reageren. Zo heeft jouw klant altijd een consistente ervaring.
Benieuwd hoe dat eruit ziet? We laten het je graag zien in deze video!